Os méritos da formação profissional são inegáveis: aumentam as qualificações, alavancam a competitividade das empresas e valorizam os colaboradores. No entanto, para que este seja, de facto, o resultado do investimento feito, é necessário um plano de formação rigoroso e criterioso.
Mas o que é, efetivamente, um plano de formação? Qual a sua importância? Como elaborar um plano que seja o mais ajustado às reais necessidades da empresa e eficiente na prossecução dos objetivos traçados?
O que é um plano de formação para empresas?
A formação profissional é uma área crítica nas empresas e está contemplada na legislação. O Código do Trabalho (aprovado pela Lei n.º 7/2009, de 12 de fevereiro, com as alterações introduzidas pela Lei n.º 93/2019, de 4 de setembro e Lei n.º 105/209, de 14 de setembro) estipula as regras que o empregador deve cumprir, nomeadamente a questão do mínimo de 40 horas de formação contínua por ano, deixando claro quais as metas da formação profissional.
Materializando os objetivos e o estipulado pela lei, o plano de formação é um documento que enquadra e contempla todo o processo da preparação das ações de formação nas empresas, desde as fases de diagnóstico até à fase final de follow up.
Além disso, inclui todos os recursos necessários, a calendarização e os processos de avaliação.
O empregador deve dar conhecimento do diagnóstico das necessidades de qualificação e do projeto de plano de formação aos seus trabalhadores.
As etapas para elaborar um plano de formação
Sendo uma ferramenta importante, o plano de formação só é eficaz se for bem estruturado, dando resposta às reais necessidades das empresas e das organizações. Para tal, definimos seis etapas a seguir.
1.ª etapa: diagnóstico das necessidades de formação
O processo para a criação de um plano de formação deve começar pela análise das reais necessidades da organização. Como tal, devem ser tidos em conta os seguintes fatores:
- objetivos estratégicos;
- objetivos departamentais;
- análise de funções;
- análise de desempenho;
- análise do respetivo contexto empresarial.
Estas informações devem ser recolhidas e analisadas em reuniões com os responsáveis dos diversos departamentos e com os respetivos trabalhadores. É daqui que resulta, então, o chamado “Diagnóstico de Necessidades de Formação”.
2.ª etapa: descrição das ações de formação
Partindo do diagnóstico feito, são identificadas as necessidades de formação. Ou seja, os cursos necessários, os objetivos gerais a alcançar, o formato pretendido e os conteúdos programáticos a abordar.
3.ª etapa: planificação da formação
Após a recolha de todas as condições a que cada formação deve obedecer, chega a altura de planear como serão executadas, tendo em conta o orçamento disponível. Importa aqui também definir se serão executadas internamente ou recorrendo a um parceiro externo, bem como responder a um conjunto de outras questões: quantas horas devem ter? Como devem ser distribuídas em termos de horário? Quais as mais urgentes?
Por exemplo, o plano de ação de formação deve indicar se é preferível concentrar as formações em pouco tempo ou haver uma distribuição temporal mais longa.
4.ª etapa: organização das sessões de formação
Nesta fase, são selecionados os cursos de formação e os trabalhadores a quem se destinam, com os respetivos responsáveis, ou a entidade formadora, no caso de ser uma empresa externa especializada a fazê-lo.
Procede-se também nesta fase do plano de formação à calendarização das ações, estabelecendo se serão presenciais, à distância, ou em regime misto (com sessões síncronas ou assíncronas). Para isso, deixamos um exemplo do plano de formação de uma empresa, que pode adotar.
5.ª Etapa: avaliação dos conhecimentos
O final de cada ação de formação deve contemplar a realização de testes para validar os conhecimentos adquiridos pelos formandos. Nesse sentido, o plano de formação deve estabelecer os parâmetros de avaliação, ou seja, as técnicas e instrumentos de avaliação, bem como os indicadores e critérios a seguir.
A fase de avaliação contemplada no plano de formação deve ainda incluir a realização de questionários de avaliação da satisfação dos formandos, dos formadores, e dos coordenadores ou responsáveis pela formação. Deste modo, será possível analisar eventuais ações de melhoria.
6.ª Etapa: follow up da formação
Passados seis meses a um ano da realização da ação de formação, são aplicados questionários de avaliação do seu impacto. Estes devem ser preenchidos pelos formandos e pelos responsáveis de departamento ou da própria empresa. Como tal, este processo deve fazer parte do plano de formação, visando avaliar a mais-valia da formação, tanto ao nível pessoal como profissional.
As vantagens da formação contínua
Bem planeado, um plano de formação é, com efeito, determinante para a progressão profissional dos trabalhadores e para o aumento da produtividade das empresas. Tanto mais que, no contexto da constante evolução dos métodos e processos de trabalho e da interação com mercados de trabalho mais competitivos, as empresas e os trabalhadores são obrigados a atualizarem os seus conhecimentos.
Além disso, a pandemia mostrou como a capacidade para antecipar cenários e adaptar-se às circunstâncias é essencial para garantir a sobrevivência das empresas. Motivos mais que suficientes para fazer da formação uma aposta de todos, com vantagens que importa sempre destacar.
O que ganha a empresa?
Aumenta a taxa de retenção de talento;
Amplia o nível de participação nos processos de melhoria contínua;
Garante o cumprimento da legislação;
Reduz o nível de sinistralidade laboral;
Melhora o clima organizacional;
Melhora o desempenho profissional;
Reduz eventuais não conformidades;
Aumenta o sentimento de pertença;
Melhora a imagem da empresa;
Incrementa a qualidade dos serviços prestados;
Eleva a rentabilidade da empresa.
O que ganha o trabalhador?
Aumenta e atualiza os conhecimentos;
Desenvolve a autoconfiança e a autoestima;
Proporciona maior autonomia;
Intensifica a motivação dos trabalhadores;
Aumenta o envolvimento dos trabalhadores nos processos de melhoria contínua;
Melhora o relacionamento entre os pares;
Aperfeiçoa o relacionamento com o cliente;
Aumenta a probabilidade de progressão na carreira;
Cria maior propensão para aceitar novos desafios profissionais;
Reduz o absentismo;
Melhora o bem-estar físico e mental.
A pensar no desenvolvimento dos colaboradores e nas respetivas empresas, a Centralmed dispõe de serviços de formação profissional e apoia os seus clientes na identificação de necessidades formativas e na construção dos seus planos de formação.
