Os empregadores compreendem, certamente, a importância da aprendizagem e o impacto de uma formação profissional bem-sucedida na produtividade, impulsionando o crescimento da empresa. Todavia, a análise de KPI do curso torna-se indispensável para avaliar, com precisão, o seu grau de sucesso e confirmar o retorno e as vantagens do investimento contínuo.
Afinal, nem todas as formações profissionais possuem os mesmos níveis de qualidade ou relevância nos conteúdos e nas metodologias de ensino. Além disso, cada grupo de trabalhadores beneficiará de cursos com características distintas, consoante as particularidades das suas funções.
Para determinar a melhor alternativa de formação aos trabalhadores da sua empresa, torna-se, pois, impreterível conduzir uma análise de KPI rigorosa. Descubra, então, em que consistem estes indicadores, como os selecionar e conduzir uma avaliação da eficácia da formação.
Qual é o significado de KPI?
Os KPI (Key Performance Indicators), ou seja, indicadores-chave de desempenho (ICD) constituem métricas utilizadas para averiguar o progresso na concretização de objetivos organizacionais. A empresa deve, então, eleger indicadores de performance específicos, mensuráveis, atingíveis, realistas e temporalmente restritos (SMART KPI).
A análise de KPI permite, portanto, apurar com rigor o êxito de um negócio ou projeto. Indicadores de performance devem, contudo, adaptar-se consoante as características e os objetivos específicos de cada um. Através de uma análise de KPI, pode detetar fatores de risco, pontos fortes e fracos e, então, fornecer feedback construtivo e completo.
Além disso, importa conduzir a análise de KPI regularmente, para monitorizar a evolução. Mesmo os KPI selecionados exigem uma revisão periódica, com o intuito de os ajustar, garantindo que se mantêm alinhados com o propósito organizacional.
Na análise de KPI, podemos encontrar diversos tipos de indicadores, a saber:
- Estratégicos — focados nos objetivos gerais da empresa (por exemplo, receita e retorno sobre o investimento);
- Operacionais — focados na eficiência de processos, num determinado período;
- Funcionais — focados em funções específicas;
- Preditivos (leading) — apontam para um resultado futuro desejado;
- Retrospetivos (lagging) — medem os resultados posteriormente.
Metodologias de avaliação da formação profissional: como definir KPI?
Os múltiplos indicadores de performance a monitorizar na análise de KPI de um curso dividem-se em duas categorias: focados no programa de desenvolvimento profissional e relativos ao impacto no negócio da formação em contexto de trabalho.
Estes KPI tornam-se úteis na avaliação da formação pelos formadores, pelos formandos e pela empresa, pois juntos devem empenhar-se na melhoria contínua.
Análise de KPI: exemplos de KPI focados no programa de desenvolvimento profissional
Os indicadores de performance, neste campo, verificam a qualidade da gestão de uma formação contínua e a motivação dos formandos. Neste caso, os principais fatores a mensurar para a análise de KPI incluem, por exemplo:
- Taxa de assiduidade na formação;
- Taxa de execução do curso;
- Taxa de desistência: refere-se ao número de formações iniciadas e não concluídas. Este indicador poderá revelar dificuldades sentidas na realização do curso e/ou desinteresse pelas temáticas abordadas;
- Tempo médio necessário para a conclusão;
- Resultados da avaliação após a formação;
- Taxa de satisfação dos formandos
Análise de KPI: taxa de assiduidade na formação
Poderá determinar a assiduidade na formação contínua, monitoriza ndo o número de inscrições e o total de participantes em cada sessão (com ferramentas de gestão de KPI, por exemplo). Além disso, compare os dados recolhidos ao longo do tempo, para compreender se a assiduidade se manteve ou caiu a cada nova sessão de formação.
Assiduidade decrescente indicará, assim, que os trabalhadores perderam motivação. Podem, por isso, sentir que os conteúdos lecionados não terão utilidade a longo prazo.
Análise de KPI: taxa de conclusão do curso
Este indicador de performance só terá relevância, certamente, se a formação profissional decorrer ao longo de várias sessões. Se a taxa de conclusão do curso for demasiado reduzida, este, provavelmente, não corresponde às expectativas dos trabalhadores.
Assim, revela-se vital estabelecer expectativas claras desde o início, descrevendo detalhadamente a estrutura das sessões de formação, as competências a aprender e o impacto dessa aprendizagem no trabalho quotidiano.
Análise de KPI: tempo médio necessário para a completação
O tempo médio necessário para a conclusão do curso constitui, sem dúvida, um indicador da eficiência da formação profissional. Torna-se relevante, principalmente, no caso de formações em que o trabalhador gere, com alguma autonomia, a sua aprendizagem (cursos online ou com datas/horários opcionais).
Se os trabalhadores demorarem demasiado a completar a formação profissional, deverá, então, tentar compreender o motivo da progressão lenta. Podem, por exemplo, procrastinar por considerarem a formação contínua desinteressante ou irrelevante. Além disso, poderão sofrer pressão para se focarem apenas no trabalho, desvalorizando o curso.
Por vezes, um simples e-mail semanal que os relembre da importância da formação será suficiente. Contudo, outros casos requerem a sensibilização das chefias ou o ajustamento dos conteúdos e das estratégias de ensino.
Análise de KPI: avaliação do impacto da formação
A avaliação da aprendizagem revela-se crucial em qualquer formação profissional, pois os resultados dos formandos em testes/atividades confirmam a sua eficácia. Assim, preste atenção à média de classificações dos trabalhadores, procurando encontrar oportunidades de melhoria.
Análise de KPI: taxa de satisfação dos formandos
A satisfação dos trabalhadores com a formação profissional torna-se essencial para manter os níveis de assiduidade, atenção e motivação.
Portanto, deverá entregar aos formandos um questionário de avaliação da satisfação, onde poderão ser avaliadas as seguintes dimensões:
- Concretização dos objetivos de aprendizagem;
- Interesse dos temas abordados;
- Aplicabilidade dos temas;
- Recursos didáticos utilizados;
- Desempenho dos Formadores;
- Acompanhamento a Coordenação Pedagógica.
Contudo, este não pode focar-se apenas em pontuações. Deve, também, permitir que os trabalhadores expressem as suas opiniões com justificações e sugestões de melhoria.
Análise de KPI: exemplos de KPI relativos ao impacto da formação no negócio
A análise de KPI focada no efeito da aprendizagem dos trabalhadores no sucesso da empresa revela-se igualmente relevante. Entre os indicadores de performance relativos ao impacto da formação na empresa destacamos, por exemplo:
Análise de KPI: taxa de retenção de conhecimento
Idealmente, no final de cada sessão de formação, os formandos devem recapitular os conteúdos lecionados. Assim, poderá verificar o conhecimento retido ao longo do curso, através de grelhas de observação e/ou de testes de avaliação.
Todavia, verificar a competência dos formandos — isto é, a sua capacidade de aproveitar o conhecimento adquirido para solucionar problemas — torna-se mais complexo. Para tal, poderá, por exemplo, recorrer a roleplaying (cenários encenados) nas equipas de vendas ou recursos humanos.
Além disso, entregue aos trabalhadores questionários de autoavaliação das suas competências pré-formação e pós-formação.
Análise de KPI: impacto na performance laboral
Um dos principais objetivos da formação contínua consiste, sem dúvida, na melhoria da produtividade no trabalho, incrementando a velocidade e a qualidade, e reduzindo custos.
Para confirmar a influência do curso, deverá escolher métricas mensuráveis e particularmente relevantes, consoante a função do trabalhador. Por exemplo, nas equipas de vendas, monitorize:
- Número de chamadas e e-mails efetuados diariamente;
- Número de vendas concluídas por dia;
- Pontuação na satisfação de clientes.
Combine autoavaliações com a análise de KPI dos trabalhadores, comparando dados anteriores e posteriores à formação profissional.
Análise de KPI: retorno do investimento (ROI) na formação profissional
O ROI consiste num dos principais indicadores numa análise de KPI para mensurar o sucesso de um negócio. Afinal, se uma atividade apresenta um ROI negativo, provavelmente a empresa não deverá continuar a investir tempo e capital nela.
Apesar de a conexão entre o desenvolvimento profissional e os lucros nem sempre ser óbvia, as empresas devem priorizar a análise de KPI, comprovando o ROI positivo do curso.
Lembre-se: organizações que se focam na gestão de competências apresentam maior crescimento na receita, mais retenção de trabalhadores e, assim, níveis de satisfação de clientes superiores.
Se pretende fornecer uma formação aos trabalhadores de excelência, com a respetiva análise de KPI, conte com a equipa da Centralmed. Consulte, então, os nossos variados programas formativos, adaptáveis às necessidades de cada negócio.
